1、准备阶段
（1）新建一Excel文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如：邮政编码、通讯地址、姓名等。
（2）新建一Word文件“信封”，调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框（没有此功能需用Office XP源盘来安装），根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号（如图所示）。
2、调用数据
（1）在“信封”文件中，调用菜单“视图→邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击[打开数据源]工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“新生名单”，选择sheet1。
（2）选择“000000”（代表邮政编码），点击邮件合并工具栏[插入域]按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。
（3）点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。
3、打印信封
点击邮件合并工具栏中的[合并到打印机]，同时对对话框进行设置，最后打印出信封。