巧用Excel的“自动筛选”功能

如图1所示的工作表（假设D列已填入数据）若要上报或打印，还必须对F列和G列做隐藏处理（若直接删除，填充到D列的数据将全部丢失）。我在实际工作中，摸索出了一种方法，即利用Excel“自动筛选”功能快速实现部门名称的录入，下面仍以“学校职工情况表”为例，说明其操作步骤。

1. 按图1格式输入表格基本数据（F列、G列不需要录入）。


图一

2. 单击“数据”菜单，选中“自动筛选”，则在每个字段右侧出现一个下箭头的按钮，单击“部门代码”右侧的按钮，打开一个下拉列表如图2所示。


图二

3. 单击下拉列表中的任意一个“部门代号”，例：单击“1”，则“部门代码”为“1”的所有记录全部显示在屏幕上（如图3）。


图三

4. 在图3中选中“所在部门”列的单元格区域，输入“教务科”，按下“Ctrl”键不松开，再按回车键，则“部门代码”为“1”的记录的“所在部门”列都填充上了“教务科”（如图4）。


图四

 5. 重复步骤3和步骤4可完成所有部门的填写操作。