效率之源：Outlook
如果你每天有大量邮件需要处理，邮件类型五花八门，发信人又鱼龙混杂：有的是万万不能得罪的客户，有的是要敬而远之的推销员。那么你的最佳选择就是Outlook了。Outlook对邮件的处理可谓细心周到，强大的邮件自动处理功能，使你不论对付垃圾邮件还是按时回复重要邮件都可以从容不迫。
一、邮件分类
在Outlook中你可以对邮件进行分类处理，而且还可以自定义类别。要把某个邮件归类，在邮件上单击鼠标右键，选择“类别”，来指定这个邮件的类别。如果没有合适的，可以单击“主类别列表”，向其中添加新类别（如图1）。
二、定时提醒
有时候你收到一封邮件，但是要过几天才能处理，或者你发了一封邮件，希望过几天再联系一下对方确认有没有收到。这些事情看起来很简单，但是如果邮件很多的话，就难免会有些麻烦了。这时就需要用到Outlook的定时提醒功能。在邮件上右击，选择“后续标记”，在弹出的对话框中设置一个过期日期和时间，时间一到Outlook就会弹出一个“提醒对话框”，提醒你该处理这封邮件了，同时邮件的标题也会变成醒目的红色。
三、备份数据
在Outlook中的备份方法是将数据（包括邮件、提醒、便笺和地址等信息）保存为一个.pst文件，方法是选择“文件→存档”，然后选择需要备份的文件夹、备份的信件时间范围和.pst文件的路径（如图2）。
你也可以设定定时备份，选择“工具→选项”，打开“选项”对话框，选择“其他”，然后单击“自动存档”。自动存档中最重要的设置是自动存档的时间间隔和如何处理以前的存档。如果你想在创建新备份的同时保留旧备份，可以设置将以前的存档自动移动到某个目录下，这样你就可以保留多份不同时期的资料了。
要恢复备份的.pst文件可以使用“文件→数据文件管理”命令，打开数据文件管理窗口，单击“添加”将备份的数据文件导入即可。
国产王牌：FoxMail
下载地址：http://www.Foxmail.com/
说到邮件收发软件，大家最熟悉的一定是Foxmail了。没有广告条，没有弹出窗口，没有功能限制，没有时间限制，从初出茅庐到纵横海内，Foxmail一直坚守着完全免费的原则，着实令人感动。当然，如果功能不够强大，使用不够方便，光靠免费是赚不来这么多吆喝的。下面就让我们来见识一下Foxmail独步江湖的招式吧。
一、提速
Foxmail作为本土软件，最大的特点就是贴心，知道咱老百姓荷包羞涩，上网时间宝贵，于是便提供了各种提高邮件收发速度的功能。
首先是特快专递，通常发送邮件的时候，必须将邮件交给SMTP服务器，然后再由SMTP服务器转交到目的信箱，耽误工夫不说，有时还会丢信。如果你用Foxmail的特快专递功能就没有这样的困扰了。首先在“选项系统设置”中选择“邮件特快专递”，填写一个DNS的IP地址。如果你是用ADSL或者光纤上网，电信部门会给你DNS服务器的地址，直接填上就好。如果用拨号的话，可以在连接建立后，打开连接状态窗口找到这个IP地址。设置好了DNS后，用“特快专递”而不是通常的“发送”按钮就可以发送特快专递了。
还有一个提速方法就是在设置邮件账户属性时，设置“接受邮件服务器”和“发送邮件服务器”分别为IP地址，而不是域名。这样就可以省去每次收发邮件之前对SMTP和POP3服务器的域名解析。
二、个性化
首先是个性模板，从最简单的“此致敬礼”到冗长的商业联系信息，都可以写入模板。这样你就可以省去许多重复劳动。单击“工具→模板管理”打开模板设计窗口，可以看到模板被分成三类，分别是“新邮件模板”、“回复邮件模板”和“转发邮件模板”，比如你想修改设计一个回复邮件模板，可以在这个类下面选择一个作为样本，然后对其进行编辑。可以输入每次回复邮件都要输入的一些词句，比如此致敬礼之类。如果你还想在回复邮件时引用来信人的名字，原邮件内容等等，那就要用到“宏”了。宏在模板编辑状态下用一个白色小方框（HTML模板）或者%（文本模板）表示，宏可以和文本混合编排，更是增加了模板设计的灵活性，比如我们可以设计如图3一样的模板来进行业务信件的处理，即方便又不失礼貌。
其次就是个性图标，打开“选项→当前账户属性”，在“个人信息”中选择“在邮件中使用个性图标”，然后单击“选择图标”选择一个64×64的GIF图片（可以是动画GIF）。比如我们选择一只摇尾巴的小狐狸，这样当别人收到你的邮件时，屏幕右下角就会窜出一只小狐狸，双击这只小狐狸，你的邮件就打开了。
后起之秀：金山邮件2002
虽然姗姗来迟，但是后来有后来的好处，金山邮件2002融合了Foxmail和Outlook许多优点，用起来也较顺手。
一、邮件加密
邮件的加密有时会成为很让人头痛的事情，很多人采用把邮件附件压缩后加压缩密码的方法，但现在破解ZIP密码的工具软件太多，这样做已经不保险了。好在金山邮件2002可以直接为邮件设置密码，收到邮件的一方必须输入密码才能阅读邮件，如果再加上压缩包密码的话那就是双保险了。
在邮件编辑状态下加密很简单，单击工具栏上的“加密邮件”按钮，然后在弹出的对话框中设置密码和提示就可以了。如果在邮件浏览状态（比如发件箱中），那么可以先选中邮件，然后打开“工具→发送邮件→加密发送”，同样可以调出设置密码对话框（如图4）。
二、垃圾邮件别来烦
如果你正在心急如焚地等待一封重要来信，那么你最怕的是什么？不是网速太慢，不是“猫儿”不卖力，而是——垃圾邮件！这帮可恶的家伙总是在最不恰当的时间以最不恰当的形式出现，真是烦透了。
金山邮件2002的反垃圾功能很棒，借鉴了一些Outlook的风格，直观易用，不枉不纵。执行“工具→邮件规则”命令，打开“管理邮件规则”对话框，单击“新建”可以新建邮件规则。
首先选择使用邮件规则的时间，反垃圾当然是“接收邮件”时了（真应该建议那些发送垃圾的家伙在“发送邮件”时也用一用）。其次选择检查条件，比如“邮件正文包括特定的词”。然后选择动作，当然是毫不留情地删除！最后，在规则设置窗口中单击有下划线的词，输入一个或几个垃圾邮件中常出现的词，这样以后凡是正文含有这些词的邮件都会被删除了！
垃圾邮件大多是在发信地址和主题上做文章来骗过各种过滤器，现在使用正文过滤，不管什么垃圾邮件都要原形毕露了。但要注意，由于正文过滤邮件功能非常强大，有时也难免会滥杀无辜，所以选择关键词时一定要有针对性，假如你设置关键词为“的”，那可能所有的邮件都要被砍掉了（如图5）。
在“管理邮件规则”对话框中还可以设置规则的优先顺序，别小看了这个功能，恰当的规则顺序可以大大提高邮件过滤的效率。比如说，如果你将针对邮件正文的规则放在上面，对每一封邮件都要进行全文扫描，那样效率当然会很低。正确的做法应该是将其放在最后，等到前面的规则都没有成功后再动用杀手锏。